Toute salle peut être utilisée comme salle de réunion. La liste suivante indique les détails à prendre en compte en vue de la conception d’une nouvelle salle ou de la modification d’une salle existante afin d’obtenir la meilleure efficacité de votre système de visioconférence ( videoconference ).
Emplacement des sièges et du système :
• Système de visioconférence ( videoconference ) placé à l’extrémité de la salle de réunion afin de voir sur le moniteur toutes les personnes assises autour de la table
• L’image des participants doit être nette au milieu du moniteur quand la camera est zoomée sur eux.
• L’isolation phonique est optimale quand le système de visioconférence ( videoconference ) est éloigné de tout système d’air conditionné ou d’élévateurs.
• Le microphone de table doit être à au moins un mètre des participants et à au moins 3 mètres du système de visioconférence ( videoconference ).
• La camera ne doit pas être positionnée face à une fenêtre pour éviter le contre-jour.
Environnement lumineux :
• Il est recommandé d’utiliser une combinaison d‘éclairage plafond et d’éclairage mural afin d’avoir un éclairage homogène.
• L’éclairage fluorescent indirect à 45° d’angle diminuera les effets d’ombres sur les visages des participants.
• L’intensité d’éclairage doit atteindre au moins 740 Lux (important sans être exceptionnel). Ne pas mixer la lumière fluorescente et la lumière incandescente.
Stores et occultations :
• Conserver les stores fermés pour la conférence empêche les rayons directs d’atteindre la lentille de la caméra et réduit les effets d’ombres.
• Les stores doivent être de couleur neutre (beige par exemple) et homogène. Il faut éviter les motifs et les rayures.
• Les murs de fond doivent être de couleur uniforme (bleu ou gris si possible) et non réfléchissante. Il faut éviter les motifs et les rayures.
Revêtements de sol et mural : Les moquettes au sol, les tapis et les murs isolés réduiront les échos et les bruits parasites.
Mobilier :
• Les tables de conférence doivent être de couleur mate.
• Les tables incurvées, en demi-cercle ou en forme de V permettent une vision directe de 4 à 6 participants.
• Eviter les finitions en chrome, métal brillant ou verre sur les tables et les chaises
• Une table dans le même style que la table principale sera nécessaire pour la camera document et les autres périphériques audiovisuels.
